Un tipico lavoro VDP utilizza contenuto, un database, regole operative, layout, l'applicazione VDP e un dispositivo di stampa.

Questi componenti principali riguardano i seguenti aspetti:

Componente dati variabili	Descrizione
Contenuto	Include testo, immagini o fotografie posizionati in diverse aree del documento. È possibile creare contenuti statici o variabili utilizzando una varietà di applicazioni, come Adobe Photoshop o Microsoft Word.
Database	Contiene tutti gli elementi modificabili o variabili di un documento stampato. I dati devono essere contenuti nei record e nei campi (categorie) di ogni record.
Regole operative	Specificare il contenuto della variabile da utilizzare e dove posizionarlo nel documento.
Layout	Consente di definire il design o l’impaginazione del documento in qualsiasi applicazione di editoria elettronica o di elaborazione testi. (Il layout serve per definire lo spazio da riservare per il testo e le immagini variabili).
Applicazioni VDP	Combinano gli elementi master e i dati variabili e preparano il documento per la stampa. (FreeForm non richiede un'applicazione VDP dedicata).
Unità di stampa	Trasforma i file digitali in documenti cartacei. Tale unità può essere una qualsiasi stampante, fotocopiatrice o sistema di stampa digitale in grado di supportare la VDP.

Il seguente diagramma mostra i componenti VDP:

1	Layout
2	Database
3	Regole operative
4	Contenuto
5	Applicazione per i dati variabili
6	Unità di stampa