Un trabajo típico de impresión de datos variables utiliza contenido, una base de datos, reglas comerciales, diseño, aplicación de impresión de datos variables y una impresora.

Estos componentes principales implican lo siguiente:

Componente de datos variables	Descripción
Contenido	Incluye el texto, las imágenes o las fotografías situados en distintas áreas del documento. Puede crear el contenido fijo o variable mediante toda una variedad de aplicaciones, como Adobe Photoshop o Microsoft Word.
Base de datos	Contiene elementos de contenido estático y variable para su uso en registros de documentos de datos variables.
Reglas comerciales	Especifique qué contenidos variables deben utilizarse y dónde deben situarse dentro del documento.
Diseño	Incluye la disposición de elementos de diseño estáticos y variables, como texto, imágenes y otros objetos en una página.
Aplicaciones de impresión de datos variables	Combinan los elementos estáticos y la información variable y preparan el documento para su impresión.
Impresora	Convierte los archivos digitales en documentos impresos en papel. Puede ser cualquier impresora digital que admita la impresión de datos variables.